Eigenbeleg als Ersatz für die verlorene Rechnung

Laden Sie die Eigenbeleg PDF & erstellen Sie selbst einen Rechnungsnachweis. Das Ersatzbeleg Muster steht als Microsoft Word-Dokument zur Verfügung und kann nach dem Herunterladen ohne Umwege ausgefüllt werden. Unsere Mustervorlage können Sie sowohl handschriftlich als auch am Rechner ausfüllen.

Haben Sie Ihre Originalrechnung verloren oder jene nie bekommen? Kein Problem! Erstellen Sie geschwind, mühelos und kostenlos einen Eigenbeleg für eine komplette Buchführung.

Nachkommend sehen Sie wie dies funktioniert.

Wie Sie ihre Eigenbeleg Vorlage ausfüllen sollten

Im Steuerbereich gilt der Leitsatz „Keine Buchung ohne Ausgabennachweis“. Für den Fall, dass eine Rechnung über eine Ausgabe nicht mehr aufzufinden, unleserlich oder schlichtweg nicht existent ist, darf ein Eigenbeleg selber ausgestellt werden. Damit der eigene Beleg von den Finanzämtern akzeptiert wird, muss ebendieser im Rahmen einer betrieblichen Ausgabe geschrieben worden sein.

Wesentlich bei dem eigens erstellten Ersatzbeleg ist die Auflistung sämtlicher spezifischen Angaben über die geschäftliche Aufwendung, so wie diese in der Regel auch auf dem Originalnachweis zu finden wären. Ihr Eigenbeleg muss folglich plausibel und von der Höhe der Ausgabe her glaubhaft sein. Auf einem selbst erstellten Beleg sind daher ohne Ausnahme der Name und die Postanschrift des Zahlungsempfängers, der Anlass für die Ausgabe, der Ausgabenbetrag, der Grund für das Erstellen des Eigenbelegs, das Datum der Zahlung & die Unterschrift des Zahlungsempfängers aufzuführen.

Hierbei muss der Eigenbeleg immerzu der Ausnahmefall bleiben. Zahlreiche und zu oft ausgestellte Ersatzbelege wirken bei einer Steuerprüfung ggf. nicht glaubwürdig.

Ein Ersatzbeleg für abhandengekommene Rechnungen

Besteht für eine Ausgabe kein Quittungsbeleg & ist eine nachträgliche Besorgung der Notbelege oder einer Abschrift ihrer Rechnung nicht denkbar oder zu kostspielig, so kann ein Entrepreneur oder sein Beschäftigter einen Eigenbeleg erstellen. Auf jenem platziert dieser die wichtigsten Daten zum Geschäftsvorfall.

Ein Ersatzbeleg dient in der Finanzbuchhaltung als Ausgangsebene für die Buchung des Geschäftlichen Vorfalls. Kostenlose Muster & Vorlagen helfen beim Erstellen dieser Eigenbelege. Die Ausgaben sollten naturgemäß geschäftlich veranlasst sein, um als Geschäftsausgaben zu fungieren. Die gezahlte Mehrwertsteuer darf der Unternehmer keinesfalls als Vorsteuer abziehen, für den Fall, dass er den geschäftlichen Vorfall alleinig mittels Eigenbeleg dokumentiert. Nichtsdestotrotz zählt dann auch der gesamte Gesamtbetrag als Geschäftsausgabe.

Abgesehen von den Vorfällen, wo ihr Eigenbeleg den Originalnachweis ersetzen soll, gibt es in einem Unternehmen auch Geschäftsvorgänge, bei denen es zur Ausstellung von Eigenbelegen gar keine Alternativlösung gibt, z. B. im Falle von privaten Entnahmen und -Einlagen von Kapital oder Sachgegenständen. Kostenlose Vorlagen oder Muster assistieren beim Anfertigen von Eigenbelegen. U. a. bieten wir ein Tool für diesen Vorgang an, welches auch kostenlos bereit steht.

Bei Eigenbelegen auf die Kleinbetragsregelung schauen

Ersatzbelege für kleine Beträge bis zu 150 Euroletten brutto seien i. d. R. unproblematisch, heißt es bei dem BVBC.

Dies gelte gerade für Zahlungsvorgänge, welche über ein Bankkonto erfolgt seien. Bekanntlich existiere in diesem Fall ein Bankauszug als Fremdbeleg. Schwieriger sind Barzahlungen. Eigene Belege für Bargeldzahlungen sollte der Zahlende um zusätzliche Belege ergänzen, falls dieser diese weiteren Nachweise hat.

Fehlt etwa eine Versand-Quittung, kann eine Abschrift des Briefes ihre Kosten nachweisen. Manche Kleinausgaben lassen sich eh lediglich mittels Eigenbeleg nachweisen. Trinkgelder zum Anlass einer Bewirtung wird ein Geschäftsinhaber nicht quittiert bekommen. Hierfür brauchen Sie den Bewirtungsbeleg.

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